湖北民族学院科技学院学生档案管理办法（试行）
（2015年修订）
第一章 总 则
第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体、美、劳及家庭背景的以个人为单位的书面材料,是国家和社会选拔任用人才的重要根据。为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据我院学生档案形成和管理的特点，参照《高等学校档案管理办法》，结合我院实际特制定本办法。
第二条 学生档案工作，在学院党委的统一领导下，由学生工作部负责组织，院相关职能部门和系（部）配合，共同做好学生档案管理工作。
第三条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章 管理职责
第四条 学生档案实行学生工作部统一指导，并由专人负责，接受校内外有关部门的监督和检查。
第五条 学生档案流动性强、利用率高、工作量大，学生工作部和各系（部）应视其工作量安排1至2名政治素质高、认真负责的档案管理人员负责学生档案管理工作。
第六条 学生工作部学生档案管理员职责：
一、做好与系（部）学生档案管理员的衔接工作；
二、保管学生档案为学院和社会积累个人档案史料，实行学生档案登记制度；
三、办理学生档案的查阅、借阅；
四、办理学生档案的传递，为有关部门提供学生情况；
五、做好学生档案的安全、保密、保护工作；
六、调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；
七、办理其它有关学生档案事项。
第七条 系（部）学生档案管理员职责：
一、收集、鉴别和整理学生档案材料；
二、保管学生档案为学院和社会积累个人档案史料，实行学生档案登记制度；
三、办理学生档案的查阅、借阅；
四、办理学生档案的传递，为有关部门提供学生情况；
五、做好学生档案的安全、保密、保护工作；
六、调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；
七、办理其它有关学生档案事项。
第三章 档案的内容和分类
第八条 建立学生档案，应根据学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的学习、成长过程及其有关情况。
第九条 学生档案的内容及其分类：
1、学生高考录取相关材料；
2、学生基本情况；
3、鉴定、考核、考察材料；
4、学生成绩卡（表）、论文评语；
5、 政治历史情况及学生政审材料；
6、加入中国共产党、共产主义青年团的材料；
7、奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；
8、处分材料（包括个人检查、院级处分决定或免于处分的意见等）；
9、 毕业生登记表；
10、学籍异动、出国等材料；
11、其它可供学院及社会录用人才时参考的材料。
第四章 管理范围
第十条 凡是由学院正式录用的本科学生在大一至大三学年（五年制大一至大四）、专科学生在大一至大二学年以及学生在预科期间的档案由各系（部）管理，其余时间段的学生档案一律由学院学生工作部统一管理。
第十一条 学生毕业后个人档案应立即按有关规定转到学生的工作单位或人才交流中心。
第十二条 退学、开除、因故死亡、转学、休学等特殊情况学生的档案由学生工作部按照非在校学生档案妥善处理；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十三条 校内学籍异动学生，应及时将其档案按异动后的班级更新并重新归档。
第十四条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学生工作部保管，刑满释放、解除劳教，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十五条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案由学生工作部保管。
第五章 档案材料的校内交接
第十六条 本、专、预科新生在进校时，档案统一由系（部）接收，结合新生资格复查工作认真查验档案，对档案材料登记造册。
第十七条 预科学生升入到系（部）后，其档案由预科部直接与系（部）学生工作部门做好交接工作，档案材料必须包含：学生高考录取相关材料、学生在预科期间基本情况材料、学生成绩单、政治历史情况及学生政审材料、加入中国共产党、共产主义青年团的材料、奖励材料、处分材料、学籍异动、出国等材料、其它可供学院参考的材料。学生分流后所在系在接收后必须做好档案的登记造册。
第十八条 转专业学生的档案在转专业文件下达时，由转出系学生档案负责人将其档案移交至学生工作部学生档案负责人，后由学生工作部学生档案负责人在5个工作日内转交至转入系学生档案负责人。
第十九条 学生毕业学年的档案管理：各系（部）应于10月30日前将档案移交至学生工作部，并办理档案移交手续。档案材料必须包含：学生高考录取相关材料、学生在预科期间基本情况材料、学年鉴定表、政治历史情况及学生政审材料、加入中国共产党、共产主义青年团的材料、奖励材料、处分材料、学籍异动、出国等材料、其它可供学院参考的材料。在7月10日前将学生成绩单、毕业论文或毕业设计、政治历史情况及学生政审材料、加入中国共产党、共产主义青年团的材料、奖励等材料、其它可供学院参考的材料交至学生工作部，学生工作部在交接后必须做好档案的登记造册。
第六章 档案材料的收集、鉴别与归档
第二十条 为了使学生档案适应社会发展的需要，各系（部）要经常收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体、美、劳的材料，充实档案内容。
第二十一条 档案管理人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系（部）和班级，并经组织审查盖章后方能归档。
第二十二条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档。凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十三条 凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。
第二十四条 学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸。如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第七章 档案的保管与保护
第二十五条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。要建立学生档案办公室，办公室要坚固、安全，要有防火、防潮、防盗、防光等设施，学生档案在系（部）期间其安全责任由系（部）负责，移交学生工作部后安全责任由学生工作部负责。系（部）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第二十六条 学生档案入库后，要更换由学生工作部统一配发的学生档案袋。
第二十七条 认真负责地管理好学生档案。对利用学生档案材料营私舞弊的，应视其情节轻重，按学院有关规定予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》 有关规定的要依法处理。
第八章 学生档案的利用
第二十八条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：
一、凡来档案室查阅学生档案者，须持有关部门的介绍信查阅；
二、档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
三、学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并由相应的分管学生工作的领导签字批准，方可离开档案室；
四、学生个人不能查阅自己的档案材料；
五、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学院有关规定处理。
第九章 学生档案的转递
第二十九条 学生毕业后的档案管理及转递工作由学院就业指导中心负责，学生工作部负责毕业生档案工作的协调、检查、监督。
第三十条 毕业生档案其就业派遣情况一年批量寄传两次、7-8月底对已派遣毕业生档案寄发一次，9-10月底对再次派遣毕业生档案寄传一次。
第三十一条 截止每年8月底，尚未就业的学生档案由学院免费托管，托管期限为两年，托管期满后由学院就业指导中心统一寄回学生生源地教育主管部门。组织关系不予托管。
第三十二条 对择业期间学生的档案，按国家相关政策管理。
第十章 附 则
第三十三条 本办法由学生工作部负责解释。
第三十四条 本办法自2014年9月1日起施行。
